Datenschutz bei der Nutzung von Kollaborationstools

Datenschutz bei der Nutzung von Conferencing Tools

Wir – die matrix GmbH & Co. KG – setzen digitale Kollaborationstools und Videokonferenzsysteme für die Durchführung von Meetings und Veranstaltungen ein. Dabei werden Ihre Anmeldedaten, Video- und Audiodaten, geteilte Dokumente und bei Nutzung der Chatfunktion auch textuelle Informationen verarbeitet. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Durchführung der Videokonferenz sowie zur Nachbereitung der Videokonferenz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. b DSGVO. Nachfolgend finden Sie datenschutzrechtliche Informationspflichten (siehe Art. 13/14 DSGVO) zur Nutzung der einzelnen Tools sowie Informationen zu allgemeinen Datenschutzbestimmungen.

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen zum Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Nutzung unserer Website finden Sie hier: Datenschutz & Impressum.

Wir haben einen fachkundigen und zuverlässigen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die externe Datenschutzbeauftragung wird von der UIMC Dr. Voßbein GmbH & Co KG wahrgenommen (E-Mail: datenschutz.matrix@uimc.de).

Wenn Sie diese Website sowie die von uns verwendeten Kollaborationstools benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

matrix Gesellschaft für Beratung in Wirtschaft, Politik und Verwaltung mbH & Co. KG
Schloss Elbroich
Am Falder 4
40589 Düsseldorf

Kontakt:
Telefon: 0211 75707-910
Telefax: 0211 987300
E-Mail: info@matrix-gmbh.de
Website: www.matrix-gmbh.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

2. Datenschutzbestimmungen für die Nutzung des Conferencing-Tools Zoom

Wir – die matrix GmbH & Co. KG, info@matrix-gmbh.de – setzen das Videokonferenzsystem Zoom ein. Dabei werden Ihre Anmeldedaten, Video- und Audiodaten, geteilte Dokumente und bei Nutzung der Chatfunktion auch textuelle Informationen verarbeitet. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Durchführung der Videokonferenz sowie zur Nachbereitung der Videokonferenz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. b DSGVO.

Zudem werden Logdaten erhoben. Die Protokolle enthalten folgende Angaben:

  • IP-Adresse
  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs
  • Browser, Betriebssystem, installierte Plug-ins und Bildschirmauflösung

Die genannten Daten werden auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durch uns nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus mit dem Konferenzsystem,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung des Konferenzsystems,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Die Daten werden gelöscht, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Weitergabe
Ihre personenbezogenen Daten werden an den Anbieter des Videokonferenzsystems Zoom, welcher das Videokonferenzsystem betreibt, weitergeben. Der Anbieter des Videokonferenzsystems sitzt zum Teil außerhalb der EU/EWR. Durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln wird ein angemessenes Datenschutzniveau
sichergestellt. Die Regelungen sind hier abrufbar: https://zoom.us/de-de/privacy.

Aufbewahrung und Löschung der Daten
Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke und zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Falls die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und Sie der Datenverarbeitung widersprechen, werden die Daten – sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen – gelöscht.

Ihre Rechte
Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Datenschutzbeauftragter
Der für die matrix GmbH & Co. KG zuständige Datenschutzbeauftragte ist Dr. Jörn Voßbein (UIMC; consultants@uimc.de).

2.1 Informationspflicht & Einverständniserklärung bei Aufzeichnungen

Falls für die Veranstaltung oder das Meeting eine Aufzeichnung geplant ist (z. B. um diese im Nachgang allen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen), werden wir Sie darüber vorab informieren und Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO um eine Einwilligung zur Veröffentlichung des Konferenzmitschnitts bitten.

Die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen, ist verfassungsrechtlich geschützt. Wir können Ihre personenbezogenen Daten bzw. ein Foto von Ihnen nur dann veröffentlichen, wenn Sie einwilligen. 

3. Datenschutzbestimmungen für die Nutzung der Kollaborationsplattform Microsoft Teams

Wir – die matrix GmbH & Co. KG, info@matrix-gmbh.de – setzen das digitale Kollaborations-Tool/Videokonferenzsystem Teams ein. Dabei werden Ihre Anmeldedaten, Video- und Audiodaten, geteilte Dokumente und bei Nutzung der Chatfunktion auch textuelle Informationen verarbeitet. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Durchführung der Videokonferenz sowie zur Nachbereitung der Videokonferenz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. b DSGVO.

Zudem werden Logdaten erhoben. Die Protokolle enthalten folgende Angaben:

  • IP-Adresse
  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs
  • Browser, Betriebssystem, installierte Plug-ins und Bildschirmauflösung

Die genannten Daten werden auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durch uns nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus mit dem Konferenzsystem,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung des Konferenzsystems,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Die Daten werden gelöscht, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Weitergabe
Ihre personenbezogenen Daten werden an den Anbieter des Videokonferenzsystems Teams, welcher das Videokonferenzsystem betreibt, weitergeben. Der Anbieter des Videokonferenzsystems sitzt zum Teil außerhalb der EU/EWR. Durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln wird ein angemessenes Datenschutzniveau
sichergestellt. Die Regelungen sind hier abrufbar: https://docs.microsoft.com/de-de/MicrosoftTeams/teams-privacy.

Aufbewahrung und Löschung der Daten
Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke und zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Falls die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und Sie der Datenverarbeitung widersprechen, werden die Daten – sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen – gelöscht.

Ihre Rechte
Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Datenschutzbeauftragter
Der für die matrix GmbH & Co. KG zuständige Datenschutzbeauftragte ist Dr. Jörn Voßbein (UIMC; consultants@uimc.de).

3.1 Informationspflicht und Einverständniserklärung bei der Aufzeichnung

Falls für die Veranstaltung oder das Meeting eine Aufzeichnung geplant ist (z. B. um diese im Nachgang allen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen), werden wir Sie darüber vorab informieren und Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO um eine Einwilligung zur Veröffentlichung des Konferenzmitschnitts bitten.

Die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen, ist verfassungsrechtlich geschützt. Wir können Ihre personenbezogenen Daten bzw. ein Foto von Ihnen nur dann veröffentlichen, wenn Sie einwilligen. 

4. Datenschutzbestimmungen für die Nutzung des Kollaborationstools MURAL

Wir – die matrix GmbH & Co. KG, info@matrix-gmbh.de – setzen den digitalen Arbeitsbereich für visuelle Zusammenarbeit MURAL ein. Dabei werden Ihre Anmeldedaten, textuelle Informationen sowie geteilte Dokumente, Bild-, Video- und Audiodaten verarbeitet. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Durchführung der visuellen Zusammenarbeit sowie zur Nachbereitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. b DSGVO.

Zudem werden Logdaten erhoben. Die Protokolle enthalten folgende Angaben:

  • IP-Adresse
  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs
  • Browser, Betriebssystem, installierte Plug-ins und Bildschirmauflösung

Die genannten Daten werden auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durch uns nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus mit dem digitalen System,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Die Daten werden gelöscht, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Weitergabe
Ihre personenbezogenen Daten werden an den Anbieter MURAL, welcher das digitale Kollaborationstool MURAL betreibt, weitergeben. Der Anbieter des Kollaborationssystems sitzt zum Teil außerhalb der EU/EWR. Durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt. Die Regelungen sind hier abrufbar: https://www.mural.com/terms/privacypolicy.

Aufbewahrung und Löschung der Daten
Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke und zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Falls die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und Sie der Datenverarbeitung widersprechen, werden die Daten – sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen – gelöscht.

Ihre Rechte
Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Datenschutzbeauftragter
Der für die matrix GmbH & Co. KG zuständige Datenschutzbeauftragte ist Dr. Jörn Voßbein (UIMC; consultants@uimc.de).